Как директору школы составить циклограмму работы

Чтобы спланировать свою работу на необходимый период, определите форму циклограммы. Затем проанализируйте все стоящие перед вами задачи, соотнесите их с направлениями деятельности и сформулируйте перечень дел. По завершении занесите полученные сведения в документ. В рекомендации – справочник, который поможет сформировать циклограмму.

На какой период составить

Составляйте циклограмму как на перспективный период – на год, полугодие или квартал, так и на краткосрочный – месяц, неделю или день. При этом учитывайте, что вы можете уйти в отпуск, заболеть или неожиданно уехать в командировку. Кроме того, периодически могут возникать внеплановые ситуации, которые требуют оперативного вмешательства руководителя. Это может повлиять на содержание циклограммы, и ее придется редактировать.

По какой форме составить

Составить циклограмму можете в любой форме: схематично-блочной или списочной. Наибольшее распространение получила табличная форма. В нее надо включить четыре графы: мероприятие, срок, основание, результат. Также можете дополнить таблицу графой «Примечание», чтобы зафиксировать затраченное время, или графой «Ответственные», чтобы понимать, кого необходимо проконтролировать. Формат документа также определяйте самостоятельно. Это может быть бумажный или электронный документ.

Совет: формируйте циклограмму через различные бесплатные сервисы. Например, это может быть Google календарь. Сервис представлен в виде разлинованной по дням и неделям таблицы, в которой наглядно можно отразить все запланированные события: встречи, собрания, совещания, задачи. Также в календаре вы можете настроить частоту оповещений, приватность и повторение события. Для этого достаточно поставить галочку напротив квадрата «Повторяющееся событие».

Мероприятие

Прописывайте в циклограмме мероприятия, которые вы будете выполнять разово и постоянно.

Внимание: если мероприятий слишком много, делегируйте часть своим заместителям.

Срок

Срок описывайте в зависимости от периода реализации задач. Если составляете циклограмму, например, на год, то достаточно указать месяц реализации мероприятия. Циклограмму же на день распишите детальнее – укажите дату, день недели, планируемое время начала и окончания выполнения мероприятия. Обязательно оставьте в графике время на отдых и несколько окон на непредвиденные дела.

Внимание: те мероприятия, которые требуют вмешательства других работников, планируйте на период, который совпадает с рабочим графиком работников. Например, в ежедневной циклограмме нельзя назначать совещание на время, когда у работников закончился рабочий день.

Основание

Чтобы проследить, откуда поступило поручение, прописывайте в циклограмме основание. Также основание поможет вам оценить приоритет и срочность выполнения мероприятий. Кроме того, при необходимости сможете скорректировать сроки их выполнения.

Результат

В последней графе циклограммы распишите итоги, которые планируете получить в результате реализации циклограммы. Это действие поможет проконтролировать исполнение поставленных задач и оценить эффект планирования.

СКАЧАТЬ ПРОГРАММУ РАЗВИТИЯ ШКОЛЫ

Фрагмент примерной ежемесячной циклограммы директора школы

Мероприятие	Срок	Основание	Результат
*ЯНВАРЬ*
*1. Работа по организации образовательно-воспитательной деятельности*
Утвердить расписание учебных предметов, занятий по курсам внеурочной деятельности и дополнительным общеобразовательным программам на второе полугодие 2018/2019 учебного года	1-я неделя месяца	СанПиН школы	Утвержденное расписание
Проанализировать результаты ВСОКО, при необходимости принять управленческие решения	По графику	– график мероприятий ВСОКО в школе; – положение о ВСОКО	Справка
Проконтролировать проведение для учащихся мероприятий, которые посвящены Дню освобождения Ленинграда	Накануне или после 27 января	Календарь образовательных событий на 2018/2019 учебный год	Отчеты исполнителей

Какие данные использовать

Формируйте циклограмму на основе сведений анализа федеральных, региональных и муниципальных нормативных актов, школьной документации и приоритетных задач деятельности школы. Кроме того, проанализируйте планы деятельности административных и педагогических работников. Это необходимо сделать, чтобы синхронизировать ваше расписание и запланированные работниками мероприятия. Также соотнесите свою циклограмму с циклограммами работы местного отдела образования.

Примерный перечень источников для формирования циклограммы директора школы

Показатель	Документ
Федеральные акты, которые определяют управленческую деятельность директора школы	· Федеральный закон от 29.12.2012 № 273-ФЗ; · СанПиН школы; · приказ Рособрнадзора, Минпросвещения от 07.11.2018 № 190/1512; · приказ от 07.11.2018 Минпросвещения № 189, Рособрнадзора № 1513
Школьная документация	· устав школы; · должностная инструкция директора школы; · образовательные программы начального, основного и среднего общего образования; · программа ПФХД; · программа развития школы; · график отпусков; · график общешкольных родительских собраний; · график мероприятий ВСОКО в школе; · программа производственного контроля
Планы деятельности работников	· регламент работ по уборке территории образовательной организации; · план-график работ по техническому обслуживанию здания; · циклограммы работы заместителя директора

По каким направлениям сортировать мероприятия

Распределяйте мероприятия по направлениям деятельности, которые планируете реализовывать. Например, среди основных направлений можно выделить работу по обеспечению безопасности и соблюдению требований охраны труда, воспитательно-образовательную, административную и хозяйственную, кадровую работу.

Примерное содержание направлений деятельности

Направление	Содержание
Организация воспитательно-образовательной деятельности	· работа с родителями; · контроль организации текущей и итоговой аттестации; · прием и отчисление учащихся; · участие в подготовке и утверждении образовательных программ; · создание условий
Административная и хозяйственная работа	· контроль сдачи статотчетности; · техобслуживание здания, оборудования; · закупки; · планирование и контроль выполнения ПФХД; · организация и подготовка к участию в проверках, организованных контролирующими органами; · работа со школьной документацией
Работа с кадрами	· проведение встреч, совещаний; · прием, увольнение и расстановка кадров; · проведение инструктажей, повышение квалификации, аттестация работников
Работа по обеспечению безопасности и соблюдению требований охраны труда	· пожарная безопасность; · антитеррористическая защищенность; · пропускной режим; · производственный контроль; · охрана труда; · расследование несчастных случаев

Остается последняя четверть 2018-2019 учебного года. К итоговой аттестации готовятся не только школьники, но и преподаватели. И если ОГЭ и ЕГЭ привычно пройдут в мае – июне, то подтверждение профессиональной квалификации педагогического состава происходит в разные сроки. Разумно поступают те учителя, которые помнят о необходимости самообразования и заблаговременно приобретают новые компетенции для успешного прохождения предстоящих испытаний.

ЧИТАТЬ СТАТЬЮ ПОЛНОСТЬЮ

Какие мероприятия прописать в циклограмме

Прописывайте в циклограмме мероприятия, которые вы будете выполнять разово и постоянно.

Внимание: не дублируйте в документе мероприятия, исполнение которых входит в обязанности подчиненных. Ваша задача – организовать и скоординировать труд подчиненных, а не выполнять работу за них.

Разовые мероприятия

К разовым мероприятиям относите дела, которые вы выполняете однократно за определенный период – месяц, квартал, полугодие, год. Мероприятия могут варьироваться в зависимости от конкретных потребностей и возможностей школы.

Постоянные мероприятия

Выделите дела, которые будете выполнять ежедневно и еженедельно. Пропишите их в циклограмме или вынесите в отдельный график. Это необходимо сделать для учета и распределения рабочего времени на выполнение мероприятий. Целесообразно запланировать постоянные мероприятия на одно и то же время.

Примерный перечень ежедневных и еженедельных дел директора школы

Ежедневно

Еженедельно

· просмотреть корреспонденцию;

· подписать документы;

· проконтролировать выполнение поручений;

· раздать поручения работникам;

· провести переговоры по телефону;

· промониторить электронную почту;

· провести учебные занятия

· провести совещания с работниками;

· принять участие в совещаниях при учредителе;

· вести прием посетителей;

· съездить по хозяйственным делам

Как утвердить, изменить и с кем ознакомить

Утверждайте циклограмму грифом утверждения. При необходимости до утверждения согласуйте циклограмму с учредителем. Редактируйте циклограмму, если изменилось законодательство, а также чтобы скорректировать запланированные мероприятия.

Ознакомьте с циклограммой всех заинтересованных работников школы. Например, можно представить копию циклограммы секретарю или иному ответственному работнику. В случае необходимости специалист предоставит иным работникам сведения о том, когда они могут к вам обратиться, например, чтобы принести документы на подпись, обсудить текущие вопросы.