Как пройти проверку работы с персональными данными

Роскомнадзор по-новому проверит, как школы и детские сады работают с персональными данными. В рекомендации – главные изменения и памятки, которые помогут подготовиться к проверке.

Что изменилось

С 2019 года изменилась периодичность плановых проверок. Инспекторы придут только в том случае, если прошло три года со дня государственной регистрации или окончания последней плановой проверки. Раньше могли проверить те сады и школы, которые только начали обрабатывать персданные. Подробности – в разделе «Когда проверят по плану».

Появилось новое основание для внеплановой проверки – докладная записка по результатам контроля без взаимодействия. Полный перечень оснований – в разделе «Когда проверят внепланово». Там же читайте об отмене документарной формы внеплановой проверки. Роскомнадзор оставил только одну форму – выездную.

Важное нововведение – сокращение сроков.

Во-первых, сократили срок внеплановой проверки. Теперь вместо 20 рабочих дней вас проверят за 10. Подробности – в разделе «Как долго будут проверять».

Во-вторых, уменьшили срок, в который надо направить документы по запросу ведомства. Раньше он составлял 10 рабочих дней. Теперь зависит от формы проверки. Для документарной проверки срок составит до пяти рабочих дней после того, как получили запрос. Для выездной – не меньше двух рабочих дней. Дополнительная информация – в разделе «Какие документы запросят».

Как подготовиться к проверке

Работу с персданными проверит Роскомнадзор. Заранее готовьтесь к плановой проверке и за 24 часа – к внеплановой. Контролировать частоту проверок поручите ответственному за организацию обработки персданных.

Чтобы подготовить работников к проверке, воспользуйтесь памяткой.

Памятка для руководителя о подготовке к проверке

Скачать

КОГДА ПРОВЕРЯТ ПО ПЛАНУ

Инспекторы придут в срок, который указан в плане проверок. Ознакомьтесь с ним на сайте Роскомнадзора. В декабре обычно доступен план на следующий год. Образовательную организацию включат в него, если прошло три года со дня государственной регистрации или окончания последней плановой проверки. Точные сроки проверки узнаете за три рабочих дня до начала. Проверяющие направят вам копию приказа (п. 6 и 11 Порядка, утв. постановлением Правительства № 146).

Не ищите сроки проверки на сайте Генпрокуратуры. Закон о защите юрлиц не регулирует контроль за обработкой персданных (п. 20 ч. 3.1 ст. 1 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ). Поэтому Генпрокуратура не включает такие проверки в сводный план.

Плановую проверку проведут в выездной или документарной форме (п. 10 Порядка, утв. постановлением Правительства № 146). Как именно, узнаете из плана проверок или копии приказа о надзоре.

Ситуация: можно ли снизить частоту плановых проверок работы с персданными за счет понижения категории риска, присвоенной образовательной организации

Нет, нельзя.

На проверки работы с персданными риск-ориентированный подход не распространяется (постановление Правительства от 17.08.2016 № 806). Образовательной организации не присваивают категорию риска, поэтому уменьшить периодичность проверок нельзя.

КОГДА ПРОВЕРЯТ ВНЕ ПЛАНА

Инспекторы проверят внепланово, если образовательная организация не исполнит предписание или исполнит его часть; по обращению гражданина о нарушении его прав при обработке персданных; по поручению Президента или Правительства; требованию прокурора. Также проверят, если есть решение руководителя Роскомнадзора по итогам рассмотрения докладной записки о результате контроля без взаимодействия (п. 8 Порядка, утв. постановлением Правительства № 146).

Контролирующий орган уведомит о внеплановой проверке за 24 часа до ее начала. Исключение – сведения о причинении вреда жизни и здоровью граждан. По этому основанию проверят без предупреждения (п. 41 Регламента, утв. приказом Минкомсвязи от 14.11.2011 № 312).

Внеплановую проверку проведут только в выездной форме (п. 25 Порядка, утв. постановлением Правительства № 146). При этом ведомство имеет право запросить у образовательной организации документы, в том числе до начала выездной проверки.

КОГДА ПРОВЕДУТ КОНТРОЛЬ БЕЗ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ

По заданию руководителя Роскомнадзора инспекторы проверят образовательную организацию без взаимодействия с ней. Это значит, что проверяющие не будут требовать документы и приезжать в образовательную организацию, но могут оценивать, как она исполняет требования законов. Предметом контроля станет наличие или отсутствие информации на сайте, публикации в интернете и СМИ (п. 54 Порядка, утв. постановлением Правительства № 146).

Внимание: по итогам контроля руководитель Роскомнадзора вправе принять решение проверить школу или детский сад внепланово.

Задание на контроль выдадут, если есть:

поручение Президента, Правительства или руководителя Роскомнадзора;
сообщение органа власти, юридических или физических лиц о нарушении прав и интересов граждан;
публикация противоправной информации в СМИ или сети интернет.

Такие основания контроля определены пунктом 55 Порядка, утвержденного постановлением Правительства № 146.

Контроль без взаимодействия проводят систематически. Он позволяет предупредить, выявить, спрогнозировать и пресечь нарушения требований. О том, что вашу организацию проверяют, можно узнать только из документа о результатах контроля.

Чтобы пройти проверки без негативных последствий, следуйте требованиям установленного порядка и указаниям памятки.

Памятка для руководителя о проведении проверки

Скачать памятку

Как долго будут проверять

Продолжительность плановой проверки – до 20 рабочих дней, внеплановой – до 10 рабочих дней (п. 16 и 17 Порядка, утв. постановлением Правительства № 146). Сроки могут однократно продлить на ту же продолжительность, если:

проверяющие получат от прокуратуры, правоохранительных органов или иных источников документы о нарушении образовательной организацией обязательных требований;
возникнут обстоятельства непреодолимой силы, например затопление, наводнение или пожар на территории, где проходит проверка;
школа или детский сад не представит нужные документы;
проверяющие столкнутся с большим объемом работы.

Основания для продления установлены пунктом 19 Порядка, утвержденного постановлением Правительства № 146.

Инспектор уведомит о продлении проверки. Для этого руководителю вручат копию приказа. Приказ доставят любым доступным способом не позже трех дней со дня издания (п. 20 Порядка, утв. постановлением Правительства № 146).

Летняя распродажа для воспитателей!

Жаркая распродажа для учителей! Скидка 40%

Какие документы запросят

Представьте инспектору документы, которые относятся к предмету проверки. Это могут быть:

учредительные документы образовательной организации: устав, свидетельство о государственной регистрации, ИНН, приказ о назначении руководителя или доверенность представителя, если руководитель не будет присутствовать при проверке;
приказ о назначении ответственного за организацию обработки персданных;
перечень обрабатываемых персданных;
списки работников, допущенных к обработке персданных, обязательства о неразглашении персданных и документы об обучении таких работников;
уведомление об обработке персональных данных (если надо);
политика обработки персональных данных;
положение об обработке персональных данных работников и обучающихся;
типовые формы согласий на обработку данных работников и детей, отзывов согласий;
уведомление и согласие работников о получении персданных у третьих лиц;
запрос информации об обработке персональных данных;
журналы, реестры или книги учета персданных;
документ, определяющий места хранения персданных;
документы об ознакомлении работников с требованиями законов и локальных актов;
документы об уничтожении либо обезличивании данных после достижения цели их обработки;
акт, модель угроз и сертификаты на средства защиты информации (если работаете в ИСПДн).

Такой перечень установлен пунктом 1 статьи 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

Документы представьте в виде копий, заверенных печатью и подписью руководителя либо уполномоченного им лица. Можете направить документы электронно, если подпишете их усиленной квалифицированной подписью (п. 35 Порядка, утв. постановлением Правительства № 146). Подготовьте реестр копий документов, которые передаете по запросу. Попросите инспектора расписаться в нем. Это позволит отследить и подтвердить передачу документов в Роскомнадзор.

Срок направления документов зависит от формы проверки. Для документарной проверки представьте документы в срок до пяти рабочих дней после того, как получили запрос. Для выездной – в срок, который указан в запросе. Он составит не меньше двух рабочих дней со дня вручения запроса.

Правила установлены пунктами 27 и 34 Порядка, утвержденного постановлением Правительства № 146.

Внимание: если представленные документы содержат ошибки и противоречия, проверяющие запросят объяснения.

Направьте пояснения и дополнительные материалы не позднее трех рабочих дней со дня получения требования (п. 30 Порядка, утв. постановлением Правительства № 146). Если не представите запрашиваемые сведения или представите не вовремя, дополнительно проведут выездную проверку образовательной организации.

Какие мероприятия проведут

В ходе выездной плановой и внеплановой проверки инспектор проверит, как детский сад или школа обрабатывает персданные и выполняет требования законодательства. Для этого он вправе:

просматривать и выбирать информацию в информационных системах персданных;
посещать и обследовать помещения, в которых обрабатывают персданные;
использовать собственную технику и оборудование, например диктофоны и фотоаппараты;
опрашивать работников детского сада или школы устно и письменно;
наблюдать, как персонал работает с персданными в бумажном и электронном виде.

Все мероприятия инспектор может проводить только в присутствии руководителя образовательной организации либо уполномоченного им лица (п. 39 Порядка, утв. постановлением Правительства № 146). Исключение – внеплановая выездная проверка по информации о причинении вреда жизни и здоровью граждан. Ее проведут в любом случае (п. 64 и 74.2 Регламента, утв. приказом Минкомсвязи № 312).

Если руководителя нет на месте или инспектору не дают провести мероприятия по надзору, то проверяющий составит акт о воспрепятствовании проведению выездной проверки. После этого он вправе обратиться в правоохранительные органы и прокуратуру за содействием в проведении проверки. При этом провести проверку инспектор вправе в любое время в течение трех месяцев со дня составления акта. Уведомлять руководителя об этом он не будет (п. 40 Порядка, утв. постановлением Правительства № 146).

Внимание: проводить надзорные мероприятия могут только те инспекторы, чьи Ф. И. О. и регалии указаны в приказе о проверке. При этом руководитель контролирующего ведомства вправе заменить проверяющих. Об этом вам сообщат не позже трех рабочих дней со дня издания приказа о смене состава контролеров (п. 13 и 14 Порядка, утв. постановлением Правительства № 146).

Как оформят результаты

По итогам надзора инспектор составит акт проверки. Проследите, чтобы один экземпляр акта выдали вам (п. 42 Порядка, утв. постановлением Правительства № 146). Если проверка выездная, попросите инспектора сделать запись в журнале учета проверок.

Потребуйте внести в акт все ваши замечания и возражения. Подписывайте его, когда инспектор выполнит ваши требования. После подписи вносить изменения в акт запрещено.

Как накажут за нарушения

Если в результате проверки инспектор выявит нарушения, то к образовательной организации могут применить меры. Какие именно, смотрите в таблице.

Какие меры применят к образовательной организации и как на них реагировать

Меры	Как реагировать	В какой срок
Выдадут предписание о нарушении требований	Исполнить и сообщить в Роскомнадзор	В установленный инспектором срок
Потребуют приостановить или прекратить обработку персданных, уточнить, блокировать или уничтожить недостоверные или полученные незаконным путем персданные	Направить в ведомство мотивированный отказ либо отчет об исполнении	Не позже 10 дней после получения требования
Составят протокол об административном правонарушении	Обжаловать или оплатить штраф	После того как вынесут постановление